Штампи легалізація та апостиль (спрощена форма легалізації) – це своєрідний спосіб підтвердження легальності документу, який виданий офіційним органом однієї країні і використовується в інших країнах.

Легалізувати або апостилювати можна лише документи, які видані або засвідчені державними установами, наприклад, документи з РАЦСу або установчі документи компанії.

Існують країни, для яких не потрібно ані легалізувати, ані апостилювати документи. Низька країн підписала угоду – Гаазьку конвенцію від 1961 року, відповідно до якої країни, які прийняли конвенцію, для підтвердження легальності документів мають саме проставляти на них апостиль, а їх офіційні органи так само приймають  до розгляду саме апостильовані документи. Для деяких країн документи легалізують.

Штамп легалізація та апостиль проставляється на:

• документах, які видані органами судової влади України;
• документах, які видані органами прокуратури України, органами юстиції;
• адміністративних документах (легалізують або ставлять апостиль на свідоцтво про шлюб, свідоцтво про народження, свідоцтво про розлучення, свідоцтво про смерть, свідоцтво про зміну імені тощо);
• на документах про освіту і документах, які підтверджують вчене звання (дипломи, атестати, виписки з оцінками, дипломи кандидатів і докторів наук, архівні виписки з університетів, навчальні програми);
• на документах, які складені або оформлені державними або частими нотаріусами.

Штамп легалізація та апостиль неможливо проставити на:

• документах, які видані посольством або консульством України за кордоном;
• адміністративних документах комерційного характеру, документів для митниці;
• оригіналі, копії або фотокопії паспорта, військового квітка, трудової книжки, дозволу на носіння зброї, водійських прав, свідоцтва про реєстрацію транспортного засобу (техпаспорта), будь-якого посвідчення особи, нормативно-правового акту, роз’яснення та правового висновку стосовно їх застосування, документів, які мають характер листування.

Оригінали офіційних документів, які видані установами колишніх радянських республік, що входили до складу СРСР, не приймаються на території України для проставляння апостилю. Апостиль можна проставити лише на копіях цих документів, які попередньо мають бути засвідченими нотаріально на території України.

Для проставляння штампу апостиль або легалізації у Києві необхідно надати:

• оригінал документу;
• або його нотаріально засвідчену копію;
• якщо процедурою легалізації займатиметься третя особа, то на її ім’я власник документів має скласти і нотаріально засвідчити довіреність на право виконання таких дій.

Апостиль і легалізація проставляються безпосередньо на вільній від тексту частини документу, на зворотному боці або на окремому аркуші.

Апостиль – це штамп, розміром 10 х 10 см, в рамці якого розташований текст відповідно до зразка. Штампи апостиль і легалізація заповнюється українською мовою.

Перелік країн з зазначенням виду легалізації документів:

* ставиться або подвійний апостиль (апостиль на документ або копію та апостиль на переклад), або апостиль на документ або копію, здійснюється переклад акредитованим або присяжним перекладачем та легалізація у консульстві відповідної країни;

** ставиться апостиль на документ або копію документа та здійснюється обов’язковий переклад присяжним перекладачем;

*** можлива консульська легалізація документа або документа з нотаріально засвідченим перекладом у Києві;

**** консульська легалізація оригіналу документа або документа з нотаріально засвідченим перекладом можлива лише у посольстві або консульстві, що знаходиться у Москві.